Não existe uma fórmula ou uma lei que ditem como se deve gerir uma conta de e-mail, existem algumas regras de bom senso, como não deixar acumular muitos e-mails por ler, manter a caixa de entrada livre de publicidade, ir arquivando os e-mails que já não têm interesse, mas que poderão ser úteis um dia mais tarde. Mas é certo que apesar de todos querermos uma conta de e-mail “limpa e arrumada” acabamos por cair em erros sistemáticos.
1. Criar e manter centenas de rascunhos
Quantas vezes começa a escrever um e-mail e depois acaba por não o enviar? Quantas vezes carregou em “Compor” e nem uma palavra escreveu?
Se por um lado a gravação automática dos rascunhos no Gmail é uma grande ajuda para algum imprevisto que possa surgir, como estar a meio de um e-mail e ter que sair à pressa ou fechar a janela sem querer, por outro lado, esta funcionalidade é responsável pelas centenas de rascunhos acumulados, muitas vezes em branco e sem assunto.
2. Eliminar e-mails de uma só vez para limpar a caixa de entrada
Para algumas pessoas os e-mails que recebem são, na sua maioria, assuntos de interesse pouco relevante. Mas lá pelo meio há sempre uma mensagem ou outra que poderia vir a dar jeito a qualquer momento, contudo, com a vontade de limpar a caixa de entrada acabam por seleccionar e eliminar tudo de uma só vez.
3. Marcar todas as mensagens como lidas
Isto acontece-me principalmente nos separadores “Social” e “Promoções”, para onde são desviados todos os e-mails relacionados. Neste caso não é grave, porque na maioria dos casos são as tais mensagens de pouco interesse.
O que por vezes acontece a muita gente é marcar tudo como lido na convicção de que mais tarde vai verificar se ficou alguma coisa importante por ler. O que depois não chega a acontecer.
4. Ter muitos e-mails por ler
Se há a tendência para “Marcar [tudo] como lido” é porque também há a tendência para acumular dezenas, e por vezes centenas, de mensagens por ler.
Ou são os motivos profissionais que fazem com que se esteja constantemente a receber novos e-mails e não há tempo para ver todos, ou simplesmente pela pouca frequência com que se consulta.
5. Envio de e-mails a si mesmo
Parece impossível que na Era da Cloud ainda haja quem partilhe documentos, links ou fotografias consigo mesmo através de uma mensagem de e-mail. Mas acontece! Para muita gente parece ser ainda mais fácil aceder a qualquer conteúdo através do e-mail do que da conta no Dropbox ou dos documentos no Google Drive.
6. Criação excessiva de marcadores
Se utiliza o Gmail para a gestão das suas contas de e-mail, certamente que já criou vários marcadores para poder arquivar de forma mais organizada as suas mensagens.
Um marcador para os assuntos relacionados com emprego, outro para humor, outro para a família, mais um para o banco… e agora apercebe-se de que tem marcadores a mais e que muitos têm 2 ou 3 mensagens porque na hora de limpar a caixa de entrada não filtrou convenientemente todas as mensagens.
7. “Responder” e “Responder a todos”, a confusão
Quantas vezes está a trocar mensagens com vários contactos em simultâneo e quando quer responder esqueceu-se do “responder a todos”? E ao contrário, quando em grupo queria manda mensagem a uma única pessoa e acabou por responder a todo o grupo?
Para estes casos o ideal é manter o cancelamento de envio de mensagens activo para ter alguns segundo após clicar em “enviar” para anular a tarefa.
8. Manter várias conversas abertas no Hangouts
Muitas conversas até já acontecerem há dois ou três dias atrás, mas a janela mantém-se aberta, não vá ela fugir!
Além da confusão de conversas que se pode criar, escrevendo para alguém a pensar que está a escrever para outra pessoa, a produtividade diminuiu já que parte do espaço para a gestão dos e-mails fica diminuído.
9. Conversas paralelas dentro de um único assunto
O agrupar de e-mails com o mesmo assunto na caixa de entrada do Gmail é uma opção bastante boa no que toca a uma boa gestão, contudo, é frequente nas mensagens em grupo que comece por haver um certo desvio do assunto principal, acabando muitas vezes por haver um esquecimento do tema inicial.
Revê-se em algum destes erros cometidos na gestão da sua conta de e-mail?
